پس از شناخت حق عبور شخص دارنده حق ارتفاق ، اکنون برای پاسخ دادن به پرسش ناگزیریم در مورد مراحل ثبت ملک مطالبی ذکر کنیم.
قانون ثبت در مقررات ثبت عمومی ، تکالیفی برای سازمان ثبت و وظایفی برای مالکین برقرار نموده است.طبق ماده 9 قانون مزبور ، در نقاطی که اداره ثبت موجود است ، از تاریخ اجرای آن قانون و در سایر نقاط پس از تشکیل اداره یا دایره ثبت ، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مکلف است حوزه هر اداره یا دایره ثبت را به چنئ ناحیه تقسیم کرده و به ثبت کلیه اموال غیر منقول واقع در هر ناحیه اقدام کند.
در موقعی که اداره ثبت قطعه یا بخشی را برای ثبت عمومی در نظر میگیرد ، باید پیش نویس آگهی موضوع ماده 9 قانون ثبت را در 6 نسخه تهیه و برای امضا و انتشار به اداره کل ثبت بفرستد. در ضمن این مدت باید وسائل مقدمات توزیع اظهارنامه را از طریق انتشار آگهی ماده 10 قانون یاد شده در محل و تهیه پلاک از مرکز و غیره در نظر گرفته که در موقع مقرر بتواند نماینده در محل حاضر شده و تاخیری در کار پلاک کوبی و توزیع اظهارنامه نشود.
پس از انتشار آگهی ماده 9 در تاریخ مذکور در آن آگهی باید آگهی ماده 10 که به آگهی مقدماتی معروف است منتشر گردد. در آگهی ماده 10 :
- اولا : حدود ناحیه ای که به ثبت میرسد درج گردد.
- دوما : تصریح شود که از همان تاریخ انتشار آگهی نوبت اول آن آگهی ، عملیات مقدماتی ثبت از قبیل شماره گذاری املاک و نصب پلاک و توزیع اظهارنامه شروع خواهد شد.
- سوما : به کسانی که حق درخواست ثبت دارند اخطار داده شود که ظرف 60 روز از تاریخ انتشار آگهی نوبت اول ، با تسلیم اظهار نامه به اداره ثبت محل درخواست ثبت نمایند.
- چهارما : تذکر داده شود که در صورت عدم درخواست ، ثبت ملک به عنوان مجهول المالک آگهی میگردد
از روز انتشار اولین آگهی مقدماتی ، مامور اداره ثبت باید در قطعه یا بخشی که ثبت آن در آگهی درج شده است حاضر شود و از یک طرف شروع و برای هر ملک به ترتیب شماره ای تعیین و پلاک مخصوصی نصب نماید.
پلاک عبارت است از قطعه ای فلزی به شکل مستطیل که شماره ملک با ذکر ناحیه مربوط در آن حک شده و به در ملک نصب میشود. سابقا برای روستاها و مزارع پلاک سنگی به کار میرفته و در مرکز روستا نصب میکردند ولی چون این امر مخارج زیادی داشت به پلاک فلزی تبدیل شد.
مامور ثبت قبل از شروع عملیات ثبت باید به وسایل مقتضی از اهل محل و مطلعین تحقیق و اسامی مالک یا مالکین هر ملک را مشخص و با مشخصات ملک در دفتر توزیع اظهارنامه درج نماید.
اظهار نامه ثبتی فرم مخصوصی است که از طرف اداره ثبت به کسی که حق درخواست ثبت دارد ، داده میشود تا با تکمیل و اعاده آن درخواست ثبت نماید.
یکی دیگر از وظایف اداره ثبت نشر آگهی نوبتی یا آگهی ماده 11 قانون ثبت است.این آگهی که به آگهی نوبتی معرف است تا 90 روز پس از انتشار اولین آگهی مقدماتی در مورد املاک واقع در بخش مندرج در آگهی مقدماتی منتشر میشود. این آگهی فقط در دو نوبت و به فاصله 30 روز انتشار میابد. طبق ماده 56 آیین نامه قانون ثبت ، حقوق ارتفاقی در آگهیه های نوبتی ذکر نمیشود ولی باید در زیر آگهی قید کرد که حقوق ارتفاقی در موقع تعیین حدود در صورتمجلس منظور خواهد شد.
همچنین طبق ماده 86 آیین نامه قانون ثبت ، در آگهی نوبتی باید تصریح شود که اشخاصی که نسبت به درخواست ثبت نامبردگان در آگهی اعتراض دارند باید ظرف 90 روز از تاریخ انتشار نوبت اول این آگهی دادخواست اعتراض خود را مستقیما به اداره یا دایره یا شعبه ثبتی که آگهی منتشر میکند تقدیم نمایند . آگهی نوبتی از مهمترین آگهی های ثبتی است و نوبت اول آن آثار حقوقی پر اهمیتی دارد.